GRUNDEJERFORENINGEN HVEDEVÆNGET KOKKEDAL
VEDTÆGTER
Navn, formål og hjemsted
§ 1
Foreningens navn er “Grundejerforeningen Hvedevænget Kokkedal”.
§ 2
Foreningens hjemsted er Fredensborg Kommune under Helsingør Ret, der er foreningens værneting.
§ 3
Grundejerforeningens formål er at varetage medlemmernes fælles interesser af enhver art i forbindelse med de grunde, der hører under foreningens område, og de ejendomme der ligger på grundene. Grundejerforeningen er berettiget til at fremskaffe og administrere de midler, der skal anvendes for at realisere foreningens formål, herunder fastsætte, hvad medlemmerne skal betale i kontingent, samt til at underskrive og lade tinglyse deklarationer med eller uden pant. De beslutninger, som foreningen træffer for at realisere foreningens formål, er bindende for de enkelte medlemmer.
Foreningens bestyrelse er berettiget til at udarbejde ordensregler. Ændringer af ordensreglerne, der skal vedtages af en generalforsamling med flertal i henhold til § 11, træder i kraft fra det tidspunkt, de er udsendt til medlemmerne.
Medlemmerne og disses forhold til foreningen
§ 4
Foreningens medlemmer er de til enhver tid værende ejere af grunde, der er udstykket fra matr.nr. 2iø og 2mx af Brønsholm By, Karlebo Sogn. De nuværende matrikelnumre fremgår af foreningens hjemmeside. Med flertal i henhold til § 11 er grundejerforeningen berettiget til på en generalforsamling at beslutte, at også ejere af grunde uden for foreningens område kan være medlemmer af foreningen, eller at grundejerforeningen kan sluttes sammen med en anden grundejerforening.
§ 5
Når et medlem overdrager sin grund eller på anden måde ophører med at eje den, ophører medlemmet fra overtagelsesdagen med at være medlem af foreningen og kan ikke rette noget krav mod foreningens formue. Den nye ejer indtræder i den tidligere ejers rettigheder og forpligtelser over for foreningen, men den tidligere ejer vedbliver at hæfte for eventuelle restancer over for foreningen, indtil den nye ejer har betalt restancerne og overtaget forpligtelserne.
Både den tidligere og den nye ejer skal, inden 14 dage efter overtagelsesdatoen, anmelde ejerskiftet til foreningens kasserer og i forbindelse hermed oplyse foreningen om den nye ejers navn, folkeregister- og e-mailadresse samt den gamle ejers nye folkeregister- og e-mailadresse. Parcellens nr. og matr.nr. skal ligeledes opgives.
§ 6
Foreningens medlemmer hæfter i forhold til tredjemand ikke for foreningens forpligtelser. I forholdet til foreningen hæfter medlemmerne pro rata, hvilket også gælder tab, som foreningen måtte have på de enkelte medlemmer. Hvert medlem betaler, for hver grund medlemmet ejer, et kontingent til foreningens drift. Kontingentet fastsættes af generalforsamlingen. Herudover betaler hvert medlem, for hver grund medlemmet ejer, et acontobeløb til en fælles varmeforsyning samt til en fælles obligatorisk ejendomsforsikring.
Indbetaling af kontingent, acontobeløb til varmeforsyning og ejendomsforsikring skal ske til foreningens bank- eller sparekassekonto. Beløbene opkræves 4 gange årligt. Ved for sen indbetaling pålægges der beløbet en morarente på 2 % pr. påbegyndt måned. Er et medlem mere end 1 måned i restance til foreningen, kan restancen inddrives ad retslig vej, efter at der forinden er givet medlemmet skriftlig påmindelse om at betale restancen inden 8 dage. Alle omkostninger i forbindelse med inddrivelsen betales af det medlem, der er i restance. Er restancen ikke indbetalt senest 8 dage før en generalforsamling, fortabes retten til at deltage i generalforsamlingen samt valgbarhed.
Generalforsamlingen
§ 7
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
§ 8
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i marts. Den indkaldes af bestyrelsen med 28 dages (fire ugers) varsel. Indkaldelsen sendes til hvert enkelt medlem på den folkeregister- eller e-mailadresse, medlemmet har oplyst til foreningens kasserer.
Hvert medlem skal informere foreningens kasserer om enhver ændring af folkeregister- eller e-mailadresse. Dagsordenen, der fastsættes af bestyrelsen, skal sendes til hvert enkelt medlem samtidig med indkaldelsen.
Forslag, som medlemmerne ønsker behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være modtaget af bestyrelsen senest 14 dage inden generalforsamlingen. Forslag til behandling på generalforsamlingen sendes sammen med regnskab og budgetforslag til hvert medlem senest 7 dage inden generalforsamlingen.
Sager, der ikke er optaget på dagsordenen, kan ikke sættes til afstemning.
På hver ordinær generalforsamling skal følgende punkter behandles:
1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år
3. Aflæggelse af regnskab underskrevet af bestyrelsen og de kritiske revisorer
4. Rettidigt indkomne forslag
5. Fremlæggelse af forslag til budget og fastsættelse af kontingent
6. Valg af formand for bestyrelsen
7. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter
8. Valg af kasserer
9. Valg af kritisk revisor samt revisorsuppleant
10. Eventuelt. Under Eventuelt kan der ikke sættes forslag til afstemning.
§ 9
Ekstraordinær generalforsamling, der indkaldes på samme måde og med samme varsel som den ordinære, afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når mindst 1/4 af de af foreningens medlemmer, der ikke er i restance til foreningen, afleverer en skriftlig, motiveret begæring til bestyrelsen med angivelse af dagsordenen for den ekstraordinære generalforsamling. Når en sådan begæring er afleveret til bestyrelsen, skal generalforsamlingen afholdes inden 6 uger efter dennes modtagelse. Bestyrelsen indkalder til den ekstraordinære generalforsamling. Indkaldelsen sendes til hvert medlem på den folkeregister- eller e-mailadresse, medlemmet har oplyst til foreningens kasserer. Dagsordenen sendes til hvert medlem sammen med indkaldelsen.
Hvis ikke mindst 3/4 af de medlemmer, der har ønsket den ekstraordinære generalforsamling, er til stede på generalforsamlingen, kan dagsordenen nægtes behandlet.
§ 10
Generalforsamlingen vælger en dirigent. Dirigenten afgør alle tvivlsspørgsmål vedrørende sagernes behandling og stemmeafgivningen på generalforsamlingen.
Hvert medlem har 2 stemmer.
Dirigenten er generalforsamlingens øverste myndighed.
Afstemningen sker ved håndsoprækning, med mindre dirigenten eller mindst 16 af de stemmeberettigede kræver skriftlig afstemning.
Ethvert medlem er stemmeberettiget, medmindre medlemmet er i restance til foreningen.
Stemmeafgivning kan ske ved skriftlig fuldmagt til et andet medlem. Intet medlem kan dog afgive stemme i henhold til mere end én fuldmagt.
Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt flertal, jvf. dog § 11.
Der skrives beslutningsreferat af generalforsamlingen. Referatet underskrives af dirigenten og formanden, hvorefter det har fuld beviskraft i enhver henseende.
§ 11
For at der på en generalforsamling kan vedtages forslag, der går ud på anvendelse af fællesarealer, ændring af foreningens vedtægter eller ordensregler, bevilling af midler ud over det, der er nødvendigt til foreningens drift, krav om yderligere indskud fra medlemmernes side eller optagelse af lån, kræves, at
- mindst 36 stemmeberettigede medlemmer er repræsenteret (enten til stede eller repræsenteret ved fuldmagt)
• det enkelte forslag vedtages med mindst 3/4 af de afgivne stemmer.
Hvis et forslag indebærer en forpligtelse/omkostning for grundejerforeningen på op til og med 50.000 kr., kan det vedtages ved simpelt flertal. Det er dog en forudsætning, at alle forslag af samme art og emne, der er stillet på én og samme generalforsamling, tilsammen højst indebærer en forpligtelse/omkostning på 50.000 kr., og at der er tilslutning fra mindst 1/4 af samtlige stemmeberettigede.
Bestemmelsen om, at medlemmerne ikke hæfter over for tredjemand kan kun ændres ved enstemmighed hos samtlige medlemmer. Når en generalforsamling har truffet beslutning om bevilling af midler ud over det, der er nødvendigt til foreningens drift, betaling af yderligere indskud fra medlemmernes side eller optagelse af lån, er bestyrelsen bemyndiget til at underskrive på foreningens vegne for medlemmerne i ethvert forhold, der er nødvendigt for at gennemføre generalforsamlingens beslutning.
Bestyrelsen
§ 12
Bestyrelsen består af 7 medlemmer. Formand og kasserer vælges hvert år af generalforsamlingen. Kassereren behøver ikke være medlem af bestyrelsen, men kan være det.
Kassereren skal bo i Hvedevænget.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med en næstformand. I tilfælde af formandens forfald indtræder næstformanden som formand indtil næste generalforsamling. Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter vælges for 2 år ad gangen, således at der hvert år afgår 3 medlemmer. Genvalg kan finde sted. Et bestyrelsesmedlem, der uden lovlig grund udebliver fra 3 på hinanden følgende bestyrelsesmøder, skal udgå af bestyrelsen, hvis blot 1 medlem af bestyrelsen kræver det. En bestyrelsessuppleant indtræder da i medlemmets sted.
Hvis antallet af bestyrelsesmedlemmer ved afgang i årets løb, selv efter at suppleanterne er trådt ind, bliver mindre end 5, er bestyrelsen berettiget til at supplere sig selv indtil den næste generalforsamling.
§ 13
Bestyrelsen forestår den daglige ledelse af foreningen og varetager dens formål og interesser, herunder drift og vedligeholdelse af fælles anlæg så som varmeforsyningsanlæg. Bestyrelsen er berettiget til at ansætte og fastsætte aflønning af medarbejdere til at forestå drift og vedligeholdelse af de fælles anlæg.
Der afholdes møde, når formanden eller 2 medlemmer finder det nødvendigt. Kassereren skal fremlægge regnskabsoversigt hvert kvartal til bestyrelsens godkendelse. Godkendelsen skal fremgå af referatet af bestyrelsesmødet.
Der skrives referat af bestyrelsesmøderne. Referatet sendes til bestyrelsesmedlemmerne til godkendelse på det næste møde.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 bestyrelsesmedlemmer er til stede.
Bestyrelsen træffer beslutninger ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed, er formandens stemme afgørende.
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til løsning af særlige opgaver. Udvalgene kan omfatte medlemmer uden for bestyrelsen, men udvalgsformanden skal være et bestyrelsesmedlem. Udvalg har ikke besluttende myndighed.
§ 14
Foreningen tegnes over for tredjemand af formand og kasserer i forening eller af formanden og et bestyrelsesmedlem.
Revision og regnskab
§ 15
Generalforsamlingen vælger hvert år 1 kritisk revisor for en valgperiode på 2 år. Grundejerforeningen har 2 kritiske revisorer, som på skift er på valg. Revisorerne skal være medlem af grundejerforeningen og bo i Hvedevænget. De må ikke være medlem af bestyrelsen. Revisorerne kan når som helst foretage kasseeftersyn og skal foretage 1 uanmeldt kasseeftersyn mindst 1 gang om året. Herudover vælges en revisorsuppleant for 1 år ad gangen.
§ 16
Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Regnskabet skal afleveres til revisorerne inden den 1. februar og skal være revideret i god tid, sådan at regnskabet med revisionspåtegning kan sendes til medlemmerne samtidig med forslag, der skal behandles på generalforsamlingen.
§ 17
Medlemmerne indsætter kontingent og andre indbetalinger på foreningens bank- eller sparekassekonto.
På kontoen kan kun hæves af kassereren i forbindelse med enten formand eller næstformand. Der kræves altid underskrift af 2 fysiske personer.
Ved udgangen af en måned må kassebeholdningen ikke overstige 5.000 kr.
§ 18
Foreningen kan kun opløses efter forslag fra bestyrelsen eller halvdelen af foreningens medlemmer. Opløsning skal ske på en generalforsamling, hvor foreningens opløsning er sat på dagsordenen. Vedtagelse skal ske efter reglerne i § 11. Forslaget skal indeholde bestemmelse om anvendelse af foreningens formue. Foreningen kan dog ikke opløses uden samtykke fra påtaleberettigede parter i henhold til deklaration lyst den 9. maj 1977.
Særlige bestemmelser
§ 19
Fremkommer der spørgsmål, som disse vedtægter ikke dækker, skal bestyrelsen afgøre spørgsmålene efter bedste evne og overbevisning. Afgørelsen skal derefter forelægges medlemmerne til godkendelse på den næste generalforsamling. I særdeles vigtige spørgsmål skal bestyrelsen indkalde til ekstraordinær generalforsamling.
§ 20
Ingen vedtægtsbestemmelse må være i strid med tinglyste deklarationer, såsom lokalplan eller kommunale vedtægter.
§ 21
Den fælles ejendomsforsikring (jfr. § 6), som grundejerforeningens medlemmer er obligatoriske medlemmer af, omfatter bygningsbrand-, hus- og grundejer-, insekt- og svampeforsikring samt en udvidet rørskadeforsikring, heri inkluderet en 1100 meter lang fælles fjernvarmerørsledning.
Ejendomsforsikringen tegnes af bestyrelsen på medlemmernes vegne. Forsikringen dækker bebyggelsen Hvedevænget.
Den fælles ejendomsforsikring begrænser ikke tinglyste panthaveres rettigheder.
Godkendelse m.v.
§ 22
Første udgave af disse vedtægter blev vedtaget på den stiftende generalforsamling den 31. oktober 1977.
Under henvisning til udstykningsdeklaration, lyst den 9. maj 1977, § 12, blev de første vedtægter godkendt af Karlebo Kommune den 4. januar 1978.
Vedtægterne revideres og ændres løbende efter behov, jfr. § 11.
Ovenstående vedtægters §6, §13, §15 og §17 er rettet i henhold til vedtagelser på den 3. ordinære generalforsamling den 17. april 1980.
Ovenstående vedtægters §8 er rettet i henhold til vedtagelser på den ordinære generalforsamling den 29. april 1982.
Ovenstående vedtægters §5 og §6 er rettet i henhold til vedtagelser på den ekstraordinære generalforsamling den 29.9.1982.
Ovenstående vedtægters §21 er tilføjet i henhold til vedtagelser på samme generalforsamling den 29.9.1982.
Ovenstående vedtægters §15 er rettet i henhold til vedtagelse på generalforsamlingen den 24.3.1983.
Ovenstående vedtægters §5 og §6 er rettet i henhold til vedtagelse på den ordinære generalforsamling den 23.2.1987.
Ovenstående vedtægters §8 er rettet i henhold til vedtagelse på den ordinære generalforsamling den 10.2.1993.
Ovenstående vedtægters §12 er rettet i henhold til vedtagelse på den ordinære generalforsamling den 12.3.1996.
Ovenstående vedtægters §8 og §15 er rettet i henhold til vedtagelse på den ordinære generalforsamling den 4.3.1997.
Ovenstående vedtægters §11 er rettet i henhold til vedtagelse på den ordinære generalforsamling den 7.3.2001.
Ovenstående vedtægters §11 er rettet i henhold til vedtagelse på den ordinære generalforsamling den 3.3.2004.
Ovenstående vedtægters §13 er rettet i henhold til vedtagelse på den ekstraordinære generalforsamling den 1.10.2007.
Ovenstående vedtægters §13 er rettet i henhold til vedtagelse på den ordinære generalforsamling den 22.3.2012.
Ovenstående vedtægters §8, §9 og §13 er rettet i henhold til vedtagelse på den ekstraordinære generalforsamling den 22.5.2014.
Ovenstående vedtægters § 6, 10 og 11 er rettet i henhold til vedtagelse på den ekstraordinære generalforsamling den 27.4.2017.
Ovenstående vedtægter er rettet som vedtaget på den ordinære generalforsamling den 26. april 2022 i henhold til fremsat forslag om faktuelle og sproglige ændringer samt til korrektion af hidtidige uoverensstemmelser i forbindelse med frist for udsendelse af regnskab (§ 16) og varsel ved indkaldelse af ekstraordinær generalforsamling (§ 9).